Admin Purchasing atau Administrasi Pembelian adalah salah satu peran krusial dalam sebuah perusahaan, terutama yang bergerak di bidang manufaktur, retail, atau bisnis yang memerlukan pengadaan barang dan jasa. Kalian penasaran gak sih, apa sih sebenarnya yang dikerjakan seorang admin purchasing? Tugasnya apa saja? Yuk, kita bedah tuntas tentang seluk-beluk pekerjaan admin purchasing ini!

    Memahami Peran Admin Purchasing

    Admin Purchasing merupakan garda terdepan dalam proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan semua kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan efisien, efektif, dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Jadi, kalau diibaratkan, mereka ini adalah "mata" dan "telinga" perusahaan dalam hal pengadaan. Mereka harus selalu update dengan harga pasar, kualitas produk, dan tentunya mencari supplier yang paling tepat. Bayangin aja, kalau seorang admin purchasing salah pilih supplier, bisa-bisa perusahaan rugi besar karena kualitas barang yang buruk atau harga yang kemahalan, kan?

    Peran mereka sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan. Tanpa adanya pengadaan yang baik, produksi bisa terhambat, penjualan bisa terganggu, dan pada akhirnya, keuntungan perusahaan bisa menurun. Oleh karena itu, seorang admin purchasing harus memiliki kemampuan analisis yang baik, kemampuan komunikasi yang efektif, serta ketelitian yang tinggi. Mereka juga harus mampu bekerja di bawah tekanan, karena seringkali mereka harus berurusan dengan deadline yang ketat dan negosiasi harga yang alot. Jadi, bisa dibilang, pekerjaan ini cukup menantang, tapi juga sangat penting bagi keberlangsungan bisnis.

    Selain itu, admin purchasing juga harus memahami berbagai aspek terkait pengadaan, seperti: prosedur pembelian, sistem inventory, dan peraturan perusahaan terkait pengadaan. Mereka juga harus mampu mengelola dokumen-dokumen penting, seperti purchase order, invoice, dan laporan pengadaan. Hal ini penting untuk memastikan semua proses berjalan sesuai dengan aturan dan standar yang berlaku. Jadi, jangan salah, pekerjaan ini bukan hanya sekadar memesan barang, tapi juga melibatkan banyak aspek administratif dan manajerial.

    Mengapa Admin Purchasing Penting?

    • Efisiensi Biaya: Admin purchasing berperan penting dalam negosiasi harga dengan supplier untuk mendapatkan harga terbaik. Mereka juga membantu mengidentifikasi peluang penghematan biaya dalam proses pengadaan. Dengan efisiensi biaya yang baik, perusahaan dapat meningkatkan profitabilitasnya.
    • Kualitas Barang dan Jasa: Mereka memastikan barang dan jasa yang dibeli memenuhi standar kualitas yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini penting untuk menjaga kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.
    • Kelancaran Operasional: Admin purchasing memastikan ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan. Dengan adanya pasokan yang lancar, proses produksi dan penjualan dapat berjalan tanpa hambatan.
    • Kepatuhan: Mereka memastikan semua proses pengadaan sesuai dengan peraturan perusahaan dan hukum yang berlaku. Hal ini penting untuk menghindari masalah hukum dan menjaga reputasi perusahaan.

    Tugas dan Tanggung Jawab Utama Admin Purchasing

    Oke guys, sekarang kita masuk ke inti dari pembahasan, yaitu tugas dan tanggung jawab seorang admin purchasing. Kira-kira, apa aja sih yang harus mereka lakukan sehari-hari? Mari kita simak!

    1. Penyusunan Permintaan Pembelian (Purchase Requisition): Tugas pertama adalah menerima dan memproses permintaan pembelian dari berbagai departemen dalam perusahaan. Mereka akan memeriksa kebutuhan barang atau jasa yang diminta, serta memastikan bahwa permintaan tersebut sesuai dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mereka juga harus memastikan bahwa spesifikasi barang atau jasa yang diminta sudah jelas dan lengkap.

    2. Pencarian dan Evaluasi Supplier: Admin purchasing harus aktif mencari supplier yang potensial. Mereka akan melakukan riset pasar, membandingkan harga, kualitas, dan persyaratan lainnya dari berbagai supplier. Setelah itu, mereka akan melakukan evaluasi terhadap supplier yang memenuhi kriteria, serta merekomendasikan supplier terbaik kepada pihak yang berwenang.

    3. Pembuatan Purchase Order (PO): Setelah supplier terpilih, admin purchasing akan membuat purchase order (PO) atau surat pesanan pembelian. PO ini berisi rincian barang atau jasa yang dipesan, harga, jumlah, tanggal pengiriman, dan persyaratan lainnya. PO ini kemudian akan dikirimkan kepada supplier sebagai konfirmasi pesanan.

    4. Monitoring Pengiriman: Setelah PO dikirim, admin purchasing harus memantau proses pengiriman barang atau jasa dari supplier. Mereka akan berkoordinasi dengan supplier untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan sesuai dengan PO. Jika terjadi keterlambatan atau masalah lainnya, mereka harus segera mengambil tindakan untuk menyelesaikannya.

    5. Penerimaan Barang dan Verifikasi: Ketika barang atau jasa tiba, admin purchasing akan melakukan penerimaan dan verifikasi. Mereka akan memeriksa kesesuaian barang atau jasa dengan PO, serta memeriksa kualitas dan kuantitasnya. Jika ada ketidaksesuaian, mereka akan melakukan komplain kepada supplier.

    6. Pengelolaan Dokumen: Admin purchasing bertanggung jawab untuk mengelola dokumen-dokumen terkait pengadaan, seperti PO, invoice, laporan penerimaan barang, dan dokumen lainnya. Mereka harus memastikan semua dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.

    7. Pembayaran ke Supplier: Setelah barang atau jasa diterima dan diverifikasi, admin purchasing akan memproses pembayaran kepada supplier. Mereka akan memeriksa invoice dari supplier, serta memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan persyaratan yang disepakati.

    8. Penyusunan Laporan: Admin purchasing harus menyusun laporan pengadaan secara berkala. Laporan ini berisi informasi tentang aktivitas pengadaan, seperti jumlah PO yang dibuat, nilai pembelian, dan kinerja supplier. Laporan ini penting untuk evaluasi dan pengambilan keputusan.

    9. Negosiasi Harga: Salah satu skill penting yang harus dimiliki adalah kemampuan negosiasi harga dengan supplier. Admin purchasing harus mampu bernegosiasi untuk mendapatkan harga terbaik tanpa mengurangi kualitas barang atau jasa.

    10. Membuat Perjanjian dengan Supplier: Admin purchasing dapat terlibat dalam membuat perjanjian dengan supplier, terutama untuk pembelian dalam jumlah besar atau jangka panjang. Perjanjian ini akan mengatur ketentuan kerjasama, seperti harga, kualitas, dan waktu pengiriman.

    Kualifikasi dan Skill yang Dibutuhkan

    Nah, kalau kalian tertarik untuk menjadi admin purchasing, ada beberapa kualifikasi dan skill yang perlu kalian miliki, nih.

    • Pendidikan: Umumnya, perusahaan mencari lulusan minimal diploma (D3) atau sarjana (S1) dari berbagai jurusan, seperti manajemen, administrasi bisnis, akuntansi, atau jurusan lain yang relevan.
    • Pengalaman: Pengalaman kerja di bidang pengadaan atau administrasi merupakan nilai tambah. Bahkan, ada juga perusahaan yang membuka lowongan untuk lulusan baru (fresh graduate).
    • Keterampilan Komunikasi: Kemampuan berkomunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan, sangat penting untuk berinteraksi dengan supplier dan departemen lain di perusahaan.
    • Kemampuan Analisis: Mampu menganalisis data, membandingkan harga, dan mengevaluasi supplier.
    • Kemampuan Negosiasi: Mampu bernegosiasi harga dan persyaratan lainnya dengan supplier.
    • Ketelitian: Teliti dan detail dalam mengelola dokumen dan informasi.
    • Kemampuan Menggunakan Software: Mampu menggunakan software perkantoran, seperti Microsoft Office (Word, Excel) dan software khusus pengadaan.
    • Pengetahuan tentang Pengadaan: Memahami prinsip-prinsip pengadaan dan prosedur pembelian.
    • Kemampuan Manajemen Waktu: Mampu mengatur waktu dengan baik dan bekerja di bawah tekanan.
    • Kemampuan Berpikir Kritis: Mampu berpikir kritis dalam menyelesaikan masalah dan mengambil keputusan.

    Soft Skills yang Diperlukan:

    • Kemampuan Berpikir Kritis: Mampu menganalisis situasi dan mengambil keputusan yang tepat.
    • Problem-Solving: Mampu menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.
    • Adaptasi: Mampu beradaptasi dengan perubahan dan tuntutan pekerjaan yang dinamis.
    • Kerja Sama Tim: Mampu bekerja sama dengan tim dan berkoordinasi dengan departemen lain.

    Prospek Karir dan Gaji Admin Purchasing

    Admin purchasing memiliki prospek karir yang cukup baik. Dengan pengalaman dan peningkatan keterampilan, mereka bisa naik ke posisi yang lebih tinggi, seperti: Purchasing Officer, Purchasing Supervisor, Purchasing Manager, atau bahkan menjadi Supply Chain Manager.

    Jenjang Karir

    • Junior Admin Purchasing: Posisi awal bagi mereka yang baru memulai karir di bidang pengadaan.
    • Admin Purchasing: Posisi yang lebih berpengalaman dengan tanggung jawab yang lebih besar.
    • Purchasing Officer: Bertanggung jawab atas seluruh proses pengadaan.
    • Purchasing Supervisor: Mengawasi tim purchasing.
    • Purchasing Manager: Bertanggung jawab atas strategi pengadaan perusahaan.
    • Supply Chain Manager: Mengelola seluruh rantai pasokan perusahaan.

    Gaji

    Gaji admin purchasing bervariasi tergantung pada pengalaman, kualifikasi, dan lokasi perusahaan. Namun, secara umum, gaji admin purchasing cukup kompetitif dan menarik. Berikut adalah perkiraan gaji admin purchasing di Indonesia:

    • Entry Level (0-2 tahun pengalaman): Rp 4.000.000 - Rp 6.000.000 per bulan
    • Mid-Level (2-5 tahun pengalaman): Rp 6.000.000 - Rp 10.000.000 per bulan
    • Senior Level (di atas 5 tahun pengalaman): Rp 10.000.000++ per bulan

    Perlu diingat bahwa angka-angka di atas hanyalah perkiraan. Gaji sebenarnya bisa lebih tinggi atau lebih rendah tergantung pada faktor-faktor yang disebutkan di atas.

    Tips Sukses Menjadi Admin Purchasing

    Ingin sukses menjadi admin purchasing? Berikut beberapa tips yang bisa kalian coba:

    • Perdalam Pengetahuan: Terus belajar dan memperdalam pengetahuan tentang pengadaan, supplier, dan pasar.
    • Tingkatkan Skill: Tingkatkan kemampuan komunikasi, negosiasi, dan analisis.
    • Jalin Hubungan Baik: Bangun hubungan yang baik dengan supplier dan rekan kerja.
    • Jaga Integritas: Jaga integritas dan kejujuran dalam setiap tindakan.
    • Manfaatkan Teknologi: Manfaatkan teknologi untuk mempermudah pekerjaan, seperti software pengadaan.
    • Ikuti Pelatihan: Ikuti pelatihan dan sertifikasi di bidang pengadaan untuk meningkatkan kompetensi.
    • Networking: Perluas jaringan dengan menghadiri seminar, konferensi, atau bergabung dengan komunitas profesional.

    Kesimpulan

    Admin purchasing adalah pekerjaan yang penting dan menantang. Mereka memiliki peran vital dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan melalui pengadaan barang dan jasa yang efisien dan efektif. Jika kalian tertarik dengan dunia pengadaan, pekerjaan ini bisa menjadi pilihan karir yang menarik. Dengan memiliki kualifikasi yang tepat, skill yang mumpuni, serta semangat belajar yang tinggi, kalian bisa meraih kesuksesan sebagai admin purchasing.

    Jadi, gimana guys? Apakah kalian tertarik untuk menjadi seorang admin purchasing? Jika iya, persiapkan diri kalian dengan baik, ya! Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan gambaran yang jelas tentang pekerjaan admin purchasing. Semangat terus!

Lastest News